A EAD – Empresa de Arquivo de Documentação, especializada em soluções de gestão documental em Portugal, no ano em que completa o seu 30º aniversário, acaba de formalizar a compra de uma congénere espanhola vocacionada também para a destruição de documentos, reciclagem de papel, digitalização e gestão de documentos, a “Delete”.

À FORBES, o CEO da EAD, Paulo Veiga, refere que esta aquisição é apenas a primeira de outras que a firma portuguesa está a preparar.

A EAD – Empresa de Arquivo de Documentação adquiriu a “Delete”, especialista em destruição de documentos, reciclagem de papel, digitalização e gestão de documentos. Qual foi o valor da aquisição?
O valor do investimento foi de 3 milhões de euros. Trata-se do primeiro investimento. Desejamos investir, em média, mais 1 milhão de euros por ano na consolidação da posição comercial, abrangência geográfica (temos centros de operações em Barcelona, Madrid, Valencia e Bilbau) e aquisição de outros players.

O que é que esta aquisição vai permitir à EAD?
Desde logo permite à EAD posicionar-se como um player Ibérico, algo que desejávamos há muito tempo. Depois reforça também o know-how na área da destruição segura e confidencial e, finalmente, permite apresentar ao mercado espanhol toda a nossa experiência de digitalização, com quase 40 milhões de documentos digitalizados em 2022, e serviços de Business Process Outsourcing (BPO).

Depois de Espanha, a EAD pode ir para outros mercados? Ou isso não está previsto?
Espanha não é a nossa primeira internacionalização. Já em 2019 fundámos a EAD Digital Roménia, em Bucareste, uma empresa dedicada exclusivamente a serviços de digitalização e BPO. O projeto em Espanha passa ainda pelo reforço da nossa capacidade operativa com a abertura de mais centros de operações, seja por investimento direto ou por outras aquisições pontuais e estratégicas. Em três anos desejamos ser líderes da destruição confidencial e segura, com um total de mais de dez mil toneladas de papel por ano trituradas.

No ano passado, a EAD adquiriu a totalidade do capital da Papiro, do Grupo Trivalor. O que é que já conseguiram com este negócio, quer em número e tipo de clientes, quer em termos de volume de negócio?
A transação foi efetuada em outubro de 2020, em plena pandemia. Portanto, num cenário muito difícil, desde logo para elaboração de planos de negócios credíveis e realizáveis. Tratou-se de um investimento estratégico e essencial para fornecer músculo ao grupo. Não estamos satisfeitos com os resultados, porque acreditamos que a empresa pode entregar mais valor. Trabalhamos nesse sentido diariamente com a equipa de gestão. A empresa conta com 1500 clientes e fatura cerca de 5,5 milhões de euros.

“Qual o custo de uma violação de dados pessoais? Qual o risco de dados empresariais aparecerem na via pública ou nas mãos dos concorrentes? Os danos reputacionais seriam demolidores. É isto que prevenimos com o nosso serviço”

Qual foi o valor de faturação da EAD em 2022 e o previsto para 2023, já com o “input” da “Delete”?
Ainda sem resultados definitivos podemos afirmar que a EAD faturou, em 2022, 7,5 milhões de euros, o Grupo 14 milhões e este ano o Grupo deverá faturar acima de 16 milhões, já com o efeito de três trimestres de Espanha.

Das áreas que são trabalhadas pela EAD, qual é a que tem maior relevância no negócio, a digitalização ou a destruição de papel?
Claramente a digitalização porque o futuro é digital, mas ainda há um grande legado analógico (papel). Portanto, de facto, a digitalização dos processos de negócio vale mais em termos de receita, mas as percentagens de crescimento serão maiores na destruição de papel.

A destruição de papéis, designadamente por serem confidenciais, é algo com muito mercado em Portugal? Tem crescido?
Sim é um mercado e, sim, tem crescido. Mas mais do que isso, o nosso serviço permite cumprir com as regras ambientais e da proteção de dados. Algo que nenhuma empresa pode ignorar.

Qual o custo de uma violação de dados pessoais? Qual o risco de dados empresariais aparecerem na via pública ou nas mãos dos concorrentes? Atrever-me-ia a dizer que os danos reputacionais seriam demolidores. É isto que prevenimos com o nosso serviço.

Banca e seguros são as instituições ou empresas que mais recorrem a este tipo de serviço?
Sim, são grandes clientes, mas não os maiores, trabalhamos com a pharma industry e aeronáutica. De uma forma geral, utilities e telcos são os grandes clientes do grupo.

Que tipo de documentos são destruídos?
Trata-se de uma questão pertinente e aproveitamos até para clarificar. Nós não destruímos documentos, se a informação neles contida tiver validade contabilística, legal ou histórica, são conservados. Nós destruímos papel, de toda a natureza administrativa, resultado das atividades das organizações, isto é, o suporte da informação que depois de avaliada foi considerada ultrapassada.

Qual o destino dado a esse resíduo?
Como entidade certificada que somos, este resíduo segue para empresas recicladoras que o voltam a colocar na economia circular.

Ainda é produzido demasiado papel que poderia ser substituído por suportes digitais?
Sim, ainda é produzido muito papel, as razões são várias, desde logo o seu custo, maiores garantias de fiabilidade e resistência das pessoas à mudança dos processos analógicos para o digital. Importa ainda referir que a transformação digital é o futuro, mas os custos da tecnologia e formação das pessoas são importantes e devem ser tidos em conta pelas organizações.

A EAD existe há 30 anos. A digitalização ganhou, nestas três décadas, uma dimensão crescente. Que outras diferenças e que evolução teve este negócio neste tempo?
Somos hoje uma empresa bastante diferente da fundação, não na nossa cultura, no nosso ADN, esse mantém-se com a paixão, o empenho e profissionalismo, mas porque o mercado mudou e tivemos a ousadia de inovar e adaptamo-nos a todos os novos desafios. Nascemos como uma box company e somos hoje uma organização dedicada à gestão de processos de negócio e software de gestão documental e workflow, com uma solução 100% portuguesa, desenvolvida pela nossa empresa tecnológica, a Fin-Prisma.

Que tipo de empresas mais recorre à digitalização de documentos, através da EAD?
Estamos a falar essencialmente das empresas de serviços, com processos de negócios complexos. Basicamente, as multinacionais com circuitos de venda complexos e com muitos pontos de controlo que nos obrigam a interagir com os sistemas de IT do cliente de forma a integrar toda a informação extraída dos documentos nos seus sistemas.

Há algum setor que entende que está mais atrasado na questão da transferência de documentos físicos para um sistema de gestão de documentos digitalizado?
A pergunta é deveras interessante. Todos apregoam essa mudança, mas poucos a fazem e menos ainda com êxito. Há bons exemplos na banca e seguros ou crédito ao consumo, mas há, de facto, setores mais atrasados como a logística e distribuição. Isto é B2B com bons exemplos e B2C menos evidente essa transformação digital, eventualmente por razões culturais.